Privacy Policy

1. Inleiding

AZ Constructions hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en onderschrijft de uitgangspunten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Met dit beleid waarborgen wij dat alle persoonsgegevens op een transparante, veilige en rechtmatige wijze worden verwerkt.

2. Toepassingsgebied

Dit beleid geldt voor alle medewerkers en partners van AZ Constructions die betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens van klanten, bedrijfsrelaties en eigen personeelsleden.

3. Begrippen

• Persoonsgegeven
  Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

• Verwerking
  Elke bewerking met persoonsgegevens, waaronder verzamelen, raadplegen, gebruik, opslag en vernietiging.

• Verwerkingsverantwoordelijke
  AZ Constructions bepaalt de doeleinden en middelen van de verwerking.

4. Rechtsgrondslagen

Voor elke verwerking van persoonsgegevens documenteren wij de rechtsgrondslag, bijvoorbeeld:

• Contractuele noodzaak (bij uitvoering van bouw- en onderhoudsopdrachten)

• Wettelijke verplichting (bij loonadministratie, BTW-aangifte)

• Gerechtvaardigd belang (bij beveiligings- of projectadministratie)

5. Categorieën en opslag van persoonsgegevens

Wij verwerken en bewaren uitsluitend de volgende gegevens, via het programma Teamleader:

1. Klanten en bedrijfsrelaties

   • NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats)

   • Telefoonnummer en e-mailadres

2. Eigen medewerkers

   • NAW-gegevens

   • Telefoonnummer en e-mailadres

   • Kopie van identiteitskaart

   • Burgerlijke staat

   • Vorige tewerkstellingen

Alle data worden in Teamleader bewaard. Alleen medewerkers van AZ Constructions hebben toegang tot deze persoonsgegevens. Onder normale omstandigheden delen wij deze gegevens niet met derden en worden zij enkel gebruikt voor de uitvoering van onze werkzaamheden.

6. Register van verwerkingsactiviteiten

Wij houden een actueel register bij waarin per verwerking zijn opgenomen:

• Categorie betrokkenen (klanten, leveranciers, werknemers)

• Verwerkte gegevens (zie sectie 5)

• Doeleinden en bewaartermijnen

• Ontvangers of categorieën ontvangers (geen overdracht, tenzij wettelijk verplicht)

7. Rechten van betrokkenen

AZ Constructions garandeert dat elke betrokkene op transparante wijze zijn of haar rechten kan uitoefenen:

1. Recht op inzage

2. Recht op rectificatie

3. Recht op wissing (“recht om vergeten te worden”)

4. Recht op beperking van de verwerking

5. Recht op overdraagbaarheid

6. Recht van bezwaar

Procedure: verzoeken verlopen via info@azconstructions.be; antwoord binnen 30 kalenderdagen.

8. Beveiligingsmaatregelen

• Technisch: encryptie van laptops en draagbare media; automatische back-ups.

• Organisatorisch: beperkte toegangsrechten; periodieke awareness-training voor personeel.

9. Databeschermingseffectbeoordeling (DPIA)

Voor hoogrisicovolle verwerkingen (bijvoorbeeld uitgebreide camerabewaking) voeren wij een DPIA uit om risico’s te identificeren en te mitigeren.

10. Functionaris Gegevensbescherming

AZ Constructions heeft geen DPO aangesteld. Voor alle privacy-vragen kunt u terecht bij: privacy@azconstructions.be.

11. Datalekkenprotocol

1. Melding intern: medewerker meldt vermeend lek binnen 24 uur.

2. Beoordeling: interne contactpersoon beoordeelt ernst en melddrempel.

3. Melding AP: bij ernstig risico melding aan de Gegevensbeschermingsautoriteit binnen 72 uur na ontdekking.

4. Communicatie: bij hoog risico informeren wij de betrokkenen zonder onnodige vertraging.

12. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. Voorbeelden:

• Aanbestedingsdossiers: 10 jaar

• Personeelsdossiers: 7 jaar na uitdiensttreding

13. Evaluatie en actualisatie

Wij evalueren dit beleid jaarlijks en na significante wijzigingen in wetgeving of processen. Medewerkers worden hierover geïnformeerd en getraind.